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Progetto IRNERIO - La problematica dell'archivio
PROGETTO IRNERIO… i
motivi di una scelta
... In fondo parliamo
di un problema che sembrerebbe non esistere, il peso di un foglio
di carta...
Ma quando questo foglio si allea con risme intere di protocollo o
di mappali, di ispezioni ipotecarie, di veline e altro ancora,
allora, e solo quando l'opera è compiuta, ci si accorge di quanto
sia stato fondamentale contare proprio su quel preciso foglio di
carta, che per parte diligente interpretata nel
fascicolo, ha aiutato a materializzare e a rendere unico ciò che,
davanti al Notaio, le Parti intendevano manifestare con la propria
presenza quel giorno.
È vero, la soggettiva volontà d'ordine con cui viene tenuta la
totalità degli archivi cartacei, di repertorio e non, è
fondamentale, diremmo quasi "cromosomica" della persona, una forma
mentis ricevuta naturalmente e non acquisita obbligatoriamente.
Proprio per questo, per continuare ad aiutare il
Professionista nelle classificazioni e per permetterGli di
avere tutta "l'Opera omnia" sempre in pugno, si è fatto ricorso
ormai da tempo, a software e macchine sempre più aggiornate, che
aiutano ad immagazzinare una montagna di dati, numeri, parole,
etc.
Le cartellette ed i fascicoli degli atti ormai sono diventati
tanti, tantissimi ed il software gestionale che viene utilizzato
in Studio può, sì, fornire alcuni dati di riferimento, ma per
richieste particolari da parte del Cliente è comunque necessario
visionare il documento originale.
Ma, ahimè, quella cartelletta, al suo posto, sullo scaffale
dell'archivio non c'è più, per una involontaria distrazione o per
un uso precedente, è finita un po' più in là ...e chissà quanto
tempo ci costerà farla rintracciare dalla collaboratrice, se mai
la ritroveremo.
Certo non era così che avevamo immaginato potesse succedere
quindici anni fa o anche solo l'anno scorso, quando stipulammo
quell'atto.
Addirittura, nel tempo, lo Studio ha compiuto degli investimenti
in immobili, o come minimo, per mantenere tutto il frutto del
lavoro di anni, in solidi e robusti scaffali da archivio,
sostenendo costi d'affitto per locali che a volte non sono neppure
vicini per consultazione, ma che sono comunque necessari.
Oggi, proprio per tutto questo, si pone con estrema priorità il
problema di come organizzare definitivamente l'archivio dello
Studio.
Ma cosa offre la
moderna tecnologia per risolvere le problematiche degli archivi
di uno Studio Notarile?
Come si possono consultare gli originali degli Atti, gli appunti
autografi ed i vari fogli e foglietti che "narrano la storia della
pratica", senza ricorrere al paziente e dispendioso lavoro di
ricerca in faldoni e cartellette?
Con l'Archiviazione
Ottica è possibile ottenere tutto questo impiegando un secondo per
vedere a video l'immagine del documento che serve, tra migliaia e
migliaia di altri prodotti dallo Studio, direttamente sul proprio
Personal Computer; sarà altresì possibile ricreare, ogni volta che
si vuole, una perfetta stampa immediata, con valore sostitutivo
dell'originale, di quel documento che si sta cercando.
Ci si è chiesti molte volte, prima di rendere pubblico questo
Progetto, quanto sarebbe stato difficile trasmettere la vera
portata e la fattibilità di questa idea ai nostri interlocutori
eletti.
La figura del Notaio ci appariva sicuramente chiara e nei contorni
del nostro disegno ben definita: una professione che, pari a poche
altre, aveva fatto del rapporto con la carta, nel tempo e senza
mai mutare, un rapporto di vita, uno scambio continuo, quasi
unico, di certezza e fiducia quotidiana.
Un rapporto, dove avvicinarsi può, significare argomentazione
senz'altro delicata ma che se fatto con metodologie appropriate e
con il sostegno della nostra esperienza nel settore, porterà
grande supporto, alla gestione quotidiana dell'attività di
Studio del Notaio. |
