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Archiviazione ottica - Soluzione Tecnoservice
Data la complessità
e soprattutto la diversificazione degli scenari aziendali,
la filosofia della nostra organizzazione è quella di non proporre
soluzioni basate su un software di archiviazione, ma di
progettare e sviluppare soluzioni di archiviazione ottica
personalizzate, in grado di integrarsi ed interagire
al meglio con le procedure lavorative esistenti, valutando in ogni
situazione il software e le attrezzature che meglio più adatte.
In un progetto di archiviazione ottica e gestione elettronica
documentale è fondamentale comprendere in modo chiaro e preciso
quelle che sono le reali esigenze del cliente, al fine di
evitare pesanti ed inutili investimenti, con risultati poco
soddisfacenti e che non mirano ad una corretta gestione dei
processi e dei flussi di lavoro aziendali.
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La procedura di realizzazione dei progetti si basa su
precisi punti chiave:
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raccolta dettagliata di tutte le
informazioni necessarie per identificare le metodologie di
lavoro in essere, le tipologie di documenti trattati e i
volumi del flusso documentale, valutazione dell'archivio
esistente e delle specifiche necessità di indicizzazione |
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raccolta di campioni esemplificativi dei
documenti da trattare al fine di individuarne tutte le
caratteristiche tecniche di importanza rilevante per il
progetto |
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Scelta delle soluzioni hardware ottimali,
studio di diverse soluzioni software personalizzate in base
alle configurazioni e al numero di utenti coinvolti nel
document retrieval |
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archiviazione dei campioni di documenti
precedentemente raccolti |
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realizzazione e installazione di una demo,
completamente funzionante, limitata esclusivamente nel
numero dei documenti archiviati, al fine di permettere al
cliente un periodo di attenta valutazione delle potenzialità
del sistema proposto, studiare i possibili margini di
miglioramento nelle procedure di archiviazione proposte,
verificare le prestazioni e la stabilità del sistema
hardware e software proposto |
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Tecnoservice utilizza software flessibili e facilmente
integrabili in tutta sicurezza con i sistemi informativi in
utilizzo presso i clienti, su piattaforme Windows NT, 2000.
Software implementati in ambienti di sviluppo Visual Basic, Visual
C++, Visual Object, Visual Java, configurabili ed espandibili,
studiati per adattarsi al meglio alle esigenze del cliente,
software di elaborazione delle immagini con funzionalità di
elevato livello di editing, image loading, printing, mail & fax,
display, image processing in grado di gestire i più svariati
formati immagine.
Per la realizzazione di un archivio ottico ci si avvale
dell'ausilio di scanner da produzione di altissima qualità che
riproducono fedelmente tutti gli elementi caratteristici di ogni
documento, segni unici, presenti solo sull'originale, e
irripetibili quali timbri, firme, quietanze. Viene così creata
un'unica immagine, immodificabile, che garantisce la
riproducibilità del documento all'infinito, e sempre in
originale rendendola immediatamente disponibile in frazioni di
secondo in base a una o più parole chiave assegnate, tali
da rendere possibile la ricerca in mezzo alle decina di migliaia
di documenti archiviati e averla così sul monitor del proprio
computer, ed è possibile stamparla, inviarla via fax o via e-mail,
o consultarla su rete locale o via Internet.
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Tecnoservice è specializzata nella
gestione di tutte le operazioni relative alla gestione
elettronica documentale massiva per piccoli e grandi volumi
e alla conversione da archivio cartaceo a archivio
elettronico dei documenti:
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Prelievo dei documenti cartacei dagli
archivi abituali del cliente |
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Trasporto dei documenti tramite nostri
mezzi e nostro personale addetto |
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Preparazione dei documenti
(eliminazione fermagli, punti metallici, smazzatura ecc.)
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Scansione dei documenti cartacei tramite
scanner professionali da produzione |
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Riconoscimento ottico dei caratteri
relativi agli indici di ricerca (indicizzazione elettronica) |
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Correzione degli errori (da immagine
digitale a video) |
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Creazione degli archivi contenenti le
immagini ed i relativi indici di ricerca |
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Fornitura del software ai fini della
consultazione dei documenti |
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Produzione copie di backup su CD-R o WORM |
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Fornitura e gestione di Juke Box di CD-R o
WORM |
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Ricomposizione dei documenti cartacei come
in origine |
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Stoccaggio dei documenti cartacei (se
richiesto) o riconsegna degli stessi |
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Perché affidarsi ad un service
Affidare la
realizzazione e l'aggiornamento del Vostro archivio ad un service
esterno vi da una ulteriore serie di non irrilevanti vantaggi:
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costi chiari,
certi e definitivi per un servizio di elevata qualità e
professionalità quali difficilmente realizzabile, e non a
costi altrettanto certi, in azienda; |
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nessun investimento in tecnologie
che ormai diventano obsolete con tale rapidità da essere
difficilmente seguite, se non da chi fa questa attività in
modo specifico; |
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nessun investimento in
professionalità nuove e/o nessuna >>condivisione>> di risorse
fra l'archivio e gli altri settori amministrativi, con
conseguente commistione e difficile interpretazione dei costi
relativi ai servizi medesimi; |
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disponibilità di soluzioni
hardware e software sempre aggiornate ee ottimizzate con
nessun costo aggiuntivo per l'utenza.
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Perché pensarci adesso
Il momento attuale,
merita di essere sottolineato, presenta un quadro normativo in
rapida modificazione: la prospettiva che ci sta di fronte, in
tempi ragionevolmente brevi, è quella ancora più interessante di
poter interamente sostituire gli archivi ottici a quelli cartacei
a tutti i fini, sia legali che fiscali che di qualsivoglia altra
natura. E' opportuno proprio ora, quindi, considerare il problema,
realizzare gli archivi ottici ed essere così pronti a sfruttare
l'opportunità di liberarsi finalmente e definitivamente degli
archivi fisici non appena verranno attuate tutte le normative
necessarie all'iter definitivo.
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