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Archiviazione ottica - ...come soluzione
L'archiviazione ottica
dei documenti si presta quale unica vera soluzione a tali
problemi. Con l'archivio ottico si ha la certezza che i tempi
della ricerca documentale si riducono a pochi secondi e, non
meno importante, nessun documento potrà più essere perduto,
ne essere manipolato o modificato involontariamente.
Nell'archiviazione ottica cambia il supporto su cui i
documenti vengono conservati, in genere dischi ottici, ma non
cambia lo scopo.
Con la più recente normativa che attribuisce al documento
informatico piena validità ai fini fiscali e legali si avrà a
breve la possibilità di sostituire integralmente l'archivio
ottico a quello fisico, una moderna azienda può decidere di
eliminare montagne di carta, fotocopie degli originali,
ingombranti armadi, riducendo così i costi di gestione e
soprattutto il tempo perso per la ricerca dei documenti.
La tipologia dei documenti di cui è necessaria e opportuna la
conservazione è assai varia: si va dai semplici documenti
contabili, come le fatture, ai più complessi contratti
o alla corrispondenza, nei quali elementi rilevanti, oltre
ai testi prodotti con strumenti informatici, sono
tutti quei segni unici ed irripetibili, come firme,
timbri, quietanze, che si trovano solo sugli originali.
Il documento ottico consente di creare una copia di tutti gli
elementi presenti nel documento in un'unica immagine,
immodificabile, che ne garantisce la riproducibilità
integrale all'infinito, sempre in "originale",
rendendola immediatamente disponibile sul monitor del
computer.
I tempi di ricerca si riducono a pochi secondi, ogni
documento può essere consultato, sia in rete locale che remota,
stampato, inviato via fax o posta elettronica, con la possibilità
di inserire controlli di lettura da parte del destinatario
al fine di evitare accessi indesiderati e lavorare nel pieno
rispetto delle normative sulla privacy. Non meno
importante, nessun documento può mai "sparire" dall'archivio,
ne essere manipolato o modificato involontariamente, ed è
possibile pianificare la progressiva distruzione di tutti quei
documenti il cui termine legale di conservazione sia scaduto. |
