|
Archiviazione ottica - La problematica
dell'archivio
Ogni azienda, privato
o ente pubblico, a prescindere dalle dimensioni, deve cimentarsi
con la realtà spesso problematica della creazione e
gestione di un archivio, dello spazio ad esso dedicato
e delle informazioni che lo costituiscono. I cicli produttivi sono
intasati da un numero crescente di documenti cartacei di vario
formato, il più delle volte di difficile archiviazione
e con ridotte possibilità di essere gestiti.
Il numero di accessi quotidiani all'archivio è tendenzialmente in
aumento, i sistemi di consultazione sono obsoleti e non
garantiscono celerità nel reperire i documenti che peraltro
non sono consultabili contemporaneamente da più persone con
le medesime esigenze.
È possibile quantificare il costo per la creazione e
l'aggiornamento di un archivio fisico, ma non è altrettanto facile
definire i costi inerenti la sua consultazione, variabile dalle
ore ai giorni, oltre ad essere incerta nei risultati; al punto da
vanificare a volte il tempo impiegato, riducendo quasi a zero
l'utilità effettiva dell'archivio.
Anche quando i termini di legge sono decorsi è spesso
complicato liberarsi dei documenti cartacei in quanto ogni
singolo documento è legato a pratiche, procedure e clienti, quindi
a rapporti lavorativi ancora in corso, questo porta spesso ad
accumulare ingenti quantità di documenti che rendono
l'archivio tradizionale sempre meno gestibile creando
problematiche di individuazione, reperimento,
riproduzione e distribuzione.
È statisticamente provato che un impiegato nel settore
amministrativo trascorre ben il 30% del suo tempo a cercare e
mettere a posto documenti, senza avere la certezza di poterli
rintracciare. |
